Op 21 maart 2009 organiseerde ik BarCamp voor de eerste keer. Althans in januari 2009 overtuigden drie mensen mij om het initiatief te nemen om BarCamp in Antwerpen echt plaats te laten vinden – er waren immers al meer dan een jaar lang geruchten. En aangezien ik op de vorige 2 BarCampen mij redelijk bezig gehouden had met de flow op de dag zelf, zag ik dat wel zitten. Uiteindelijk is het initatief nemen tot een BarCamp ook enkel dat natuurlijk. Je neemt het initiatief en anderen helpen mee om het te verwezenlijken, toch ?
Die nacht zorgde ik dat een twitter account, een gmailadres, een wikipagina en een bankrekeningnummer in orde waren en gaf mezelf een weekje om een geschikte locatie te vinden.
Dat was echter buiten de waard gerekend. Ik was nooit van plan geweest om die wiki als inschrijfding te gebruiken, ‘k had Steffens immers gevraagd om een twikilist te ontwerpen. Toch werd ik ermee geconfronteerd dat mensen die wiki gevonden hadden en al begonnen rond te twitteren. In plaats van een rustig actieplan af te werken was het pompen of verzuipen. En dat allemaal via het internet op mijn gsm. Een aantal zaken zijn dus niet kunnen verlopen zoals ik gewild had.
- De wiki als inschrijftool: NIET DOEN. Op 18 uur tijd hadden 120 mensen zich ingeschreven. En dat allemaal via een wiki die venijnig zegt ‘Wil je de lock stealen van iemand’. Steffest heeft Twikilist ontwikkeld om deze reden. Je kan het javascript daarvan incorporeren in een wiki, in een blogpost, op een gewone html (uiteraard) en je kan in/uitschrijven via Twitter. Heb je geen twitter, dan kan je dat even makkelijk via die wiki (zonder dat je zelf de wiki wijzigt).
- Ik had mezelf als eerste deelnemer op de wiki gezet met als ‘taakomschrijving’ initiatiefnemer. Er circuleerden heel veel reacties dat niemand wist wie er achter Barcamp Antwerpen zat. blijkbaar is het woord ‘initiatiefnemer’ niet voldoende. Volgende keer maak ik er een animated gif of tickertape van die ik bovenaan plaats
- Ik wilde iets doen aan de gratuite inschrijvingen en mensen die zich inschrijven maar uiteindelijk niet komen. Vooral met 30 mensen op de wachtlijst vond ik het belangrijk dat iedereen die ingeschreven was ook echt zou komen en niet een plaats reserveerde die echt geïnteresseerden wilden invullen. Daarom had ik het idee opgevat om iedereen 10 euro inschrijving te laten betalen. Het was niet de bedoeling om er ook maar op enigerlei wijze winst mee te maken. Om die reden had ik ook een aparte bankrekening geopend, zodat alle rekeninguitteksels daarvan openbaar konden gemaakt worden aan iedereen die het wilde inkijken.
Voor iedereen die zich inschreef en op kwam dagen en ook meehielp op de een of andere manier aan die dag (presentatie geven of een van de taken vervullen die nu eenmaal moeten gebeuren op een Barcamp), was het een gratis dag. Voor iedereen die zich inschreef maar zijn kat stuurde of enkel wilde ‘kijken’ wat er gebeurde, kostte de dag 10 euro (toevallig ook het bedrag dat de catering kostte).
Mijn doel met deze actie was dat mensen een beetje bewuster met hun inschrijving zouden omspringen. Zich enkel inschrijven als ze ook echt wilden komen. En ook iedereen aanmoedigen om ‘iets’ te doen. Dat is immers juist de sterkte van Barcamp, dat alle aanwezigen ook medetrekkers zijn van het event. Neem je foto’s, schrijf je een verslag, interview je mensen, smeer je broodjes, deel je t-shirts uit, zorg je dat er voldoende koffie is, installeer je de WIFI, sponsor je, ontwerp je het logo, schrijf je een perstekst, zoek je mee sponsors, zorg je mee voor buzz of geef je een presentatie, het zijn allemaal taken die even belangrijk zijn in het geheel. - Begin 2009 begon de crisis zich volop te manifesteren. Er waren niet langer nog gratuite sponsors te vinden. De sponsors die er waren hadden bijna allemaal een hidden agenda of vroegen heel duidelijk ‘what’s in it for me’. Dat de rekening uiteindelijk nog aangezuiverd geraakte door enkele deelnemers aan BarCamp zelf, zorgde dat ik uiteindelijk niet zelf een gat moest dichtrijden.
En ook al zeggen je sponsors het niet met zoveel woorden, meestal verwachten ze echt wel iets in ruil, al was het maar de mogelijkheid om daar rond te lopen en in gesprek te komen met de andere deelnemers. - Om een goede BarCamp te organiseren heb je een ruimte nodig waar het 100-tal deelnemers kan mingelen en waar je de presentaties van de verschillende sessies kan laten doorgaan. Daarnaast heb je een 4-tal zaaltjes nodig met stoelen waar ongeveer 30 mensen zich kunnen verzamelen. Elke zaal heeft minstens een projector nodig (internet is ontzettend aangewezen, maar ook zonder moet het kunnen). Zo’n ruimte vind je niet zomaar overal. En tenzij je een dedicated bedrijf vindt dat wil sponsoren door zijn ruimtes ter beschikking te stellen op een zaterdag, kom je bijna automatisch uit bij businesslounges of seminariehuizen.
Waarom is het voor bedrijven zo moeilijk om op zaterdag hun -op dat ogenblik toch lege- kantoren ter beschikking te stellen ? Omdat een bedrijf dat deze locatie heeft (4 zalen + 1 grote zaal) groot genoeg is om rekening te moeten houden met security. En security is echt niet happig op werken op een zaterdag of om badges te maken voor 100 mensen.
Bij het huren van een businessruimte ben je in 99% van de gevallen (ik heb die 1% nog niet gevonden trouwens) verplicht om catering erbij te nemen. En catering is duur. €10 per persoon is goedkoop en heeft mij heel veel onderhandelen gekost. Terwijl het juist een meerwaarde is om mensen hun eigen eten te laten zoeken (ideaal als je in het midden van een stad zit waar voldoende eetgelegenheden zijn) of om zelf broodjes te smeren (onmiddellijk zijn er weer taken voor 10 mensen) Als je een middagpauze voorziet van 1 uur, dan moeten alle eetgelegenheden in de buurt voorzien zijn om 100 mensen van eten te voorzien op die tijd. Als je dus slechts over 1 zaak beschikt in de buurt, moet je reserveren (an sich geen probleem) maar dan ben je weer zelf aan het organiseren en moet je het ook weer zelf gesponsord zien te krijgen.
Heb ik hieruit geleerd ?
Zeer zeker. Vooral mij nog minder aantrekken van de ‘stuurlui aan wal’. Als ik spreek met anderen die zelf een event georganiseerd hebben, dan hebben ze allemaal al dezelfde problemen achter de rug. En deze mensen begrijpen ook de dilemma’s en problemen en frustraties.
Ga ik ‘het’ nog doen?
Ja dus. In maart 2010 gaat er nogmaals een BarCamp Antwerpen komen. In Antwerpen zelf of op de parking De voorbereidingen zijn al begonnen.
