Wat heb ik geleerd na organisatie van Barcamp 2

Zoals ik enkele maanden geleden al schreef, heb ik na de organisatie van Barcamp Antwerpen 2009 heel veel lessen geleerd. Uiteraard heb ik die nu in 2010 in de praktijk kunnen brengen.
Dat maakte dat deze dag voor mij zoveel meer relaxter liep. Dat ik ook zelf sessies heb kunnen meevolgen bvb.
Want daar doen we het toch allemaal een beetje voor.

Ook dit jaar zijn er weer aandachtpuntjes gerezen, die mij de organisatie volgend jaar weer wat eenvoudiger zullen maken.

  1. Je mag dan nog zo hard een ‘back to basics’ of eenvoudig event willen opzetten, als de sponsors komen aankloppen, is het heel moeilijk om neen te zeggen. Dus ook dit jaar waren er broodjes EN soep EN koffie EN geluid EN Wifi EN ontbijt EN T-Shirts.
  2. T-shirts zijn op het eerste zicht het meest overbodige aan het ganse event. Maar ze zijn het meest belangrijke voor je sponsors. Zonder t-shirts zijn er geen sponsors, zonder sponsors geen Barcamp
  3. Ik moet nog beter afspreken met mijn sponsors.
    • Wat krijgen ze (vermelding op de website, logo op de t-shirt, zaalnaam, vermelding de dag zelf,…)
    • wat verwachten ze (dat is soms iets anders dan je zelf zou denken)
    • wat bieden ze (is dat wat je vraagt, of willen ze meer/minder geven)
  4. Een sessie duurt 20 minuten. Het is geen goed idee om na 15 minuten aan te geven dat ze nog 5 minuten hebben en moeten afronden. Dat vinden de sprekers vervelend. Dus mijn initiatief met het Sonossyteem na 15 minuten om de minuut een signaaltje te geven viel niet in goede aarde. Ofwel krijg ik van iemand een beter systeem aangereikt, ofwel loop ik volgend jaar weer continue heen en weer en kan ik zelf geen sessies bijwonen (en dat laatste is dus geen optie ;) )
  5. Zonder helpende handen de dag zelf is het onbegonnen werk. Zonder Jill, Benny, Stijn, Sven en Rebecca had ik er zelfs niet aan moeten beginnen. Dat er nog zoveel anderen ook spontaan de handen uit de mouwen staken was nog beter.
  6. Dit was de eerste Barcamp sinds lang waar de sessies niet gefilmd werden. Doodjammer. Want uiteraard is het leuk dat de presentaties op slideshare staan, maar zonder ‘de uitleg’ van iemand erbij zeggen die presentaties vaak niets. Volgend jaar moet er dus een manier gezocht worden om dat geregeld te krijgen. Monteren is veel minder van belang, en zelfs dat is eigenlijk zo goed als geen werk ondervond ik vorig jaar.
  7. T-shirts moet je 3 weken op voorhand bestellen : reken op een aantal van 50% van je deelnemers. Praktijk wijst uit dat op 3 weken tijd er nog 50% zal afvallen.
  8. Lunch moet je bestellen 1 week op voorhand. Reken erop dat 1 op 3 niet zal komen opdagen.
This entry was posted in Barcampen in België. Bookmark the permalink.

2 Responses to Wat heb ik geleerd na organisatie van Barcamp 2

  1. nav punt 4
    Mogelijk helpt een ZICHTbaarder systeem jou en de sprekers:
    http://www.wellnessbasics.nl/shop/sauna-accessoires/zandloper-15min-18.html
    Zo zie je hoever je bent en na 15 minuten moet je gaan afronden…
    Sprekers die dat niet fijn vinden, tja…
    Hoeveel heb je nodig?

Comments are closed.