Je las hier en daar over barcamp of je was zelf al een of meerdere keren op een unconference. En het lijkt je wel wat om er zelf eentje te organiseren.
Een algemene barcamp, of camp over een specifiek topic. Campen hoeven absoluut niet technisch te zijn. Je kan gerust een ecologisch of fashiondesign camp houden. Het gaat immers om kennis delen, over welk onderwerp dan ook.
Als je niet goed weet hoe eraan te beginnen, lees dan vooral verder. We zetten op een rijtje waar je best op voorhand aan denkt.
Weet je wel al waaraan en waaraf, dan zit je hier ook goed. Onderaan vind je nl een linklijstje dat je leven heel wat eenvoudiger kan maken
Een Barcamp is in theorie dan wel ‘niet georganiseerd’, maar het werk achter de schermen mag je helemaal niet onderschatten.
Doordat zo’n dag gratis is voor de deelnemers, moet je ergens het geld vandaan halen. Ofwel uit eigen zak – omdat je een mecenas bent – ofwel bij sponsors. Sponsors die dit event sponsoren omdat ze erin geloven, niet omdat ze hopen op een verkapte verkoopschow.
Niets moet en alles kan zo basic mogelijk. Toch leerden we al uit ervaring dat je beter rekening houdt met het volgende:
De basis
- 3à4 zaaltjes waar 20 tot 50 personen kunnen zitten (op stoelen, de grond, kussens,…)
- 1 grote ruimte voor de break-out sessies en ontvangst/lunch
- Koffie/water (al de rest is surplus en hangt af van je aantal sponsors)
- Een groot blad en minstens 100 postitnotes + een tiental viltstiften
- 3à4 projectors (voorzie ook zelf een aantal contactdozen met verlengsnoeren)
- etiketjes waar de deelnemers hun naam op kunnen schrijven
Een stapje extra
- Uit ervaring weet ik hoe belangrijk de tijd tussen de presentaties is. De netwerktijd. Als de deelnemers tijdens de lunch dus samen kunnen blijven en niet ieder voor zich uitzwermen over de mogelijke eetadresjes in de buurt is dat echt een pre. Je moet dan wel rekening houden met een kostprijs (en daar dus een sponsor voor vinden)
- Spreken voor een groep van 100 mensen die op dat ogenblik allemaal aan het roezemoezen zijn is vermoeiend. Ik voorzie dan ook graag een microfoon voor de aankondiging van de presentaties. De presentaties zelf gaan door op eigen stemkracht.
Wil je een concreet voorbeeld?
Barcamp Antwerpen 1 en 3 gingen door met volgende budget (volledig gesponsord)
Aantal deelnemers: 100
Budget : €4100
- zaal: €1800 (perfect uitgeruste zalen met comfortabele stoelen, balpennen, notablokjes, opruim achteraf, koffie, water, fruitsap)
- broodjeslunch met soep: €10 per persoon : €1000
- WIFI: €200
- Ontbijt: €100
- T-shirt: €1000
T-shirts hoeven uiteraard niet. Maar ik leerde volgende contradictie :
Je hebt geen T-shirts zonder sponsors, en geen sponsors zonder T-shirt. Ik geraakte pas aan sponsors als ik een mogelijkheid bood om hun logo op te zetten.
Een linklijstje met alles wat je nodig hebt
- Maak een eigen site op barcamp.be. Dan staat alles bij elkaar, en is de kans dat er 2 events op heel korte termijn georganiseerd worden zonder dat we het van elkaar weten kleiner. We kondigen dan ook op barcamp.be aan dat er een camp doorgaat en ook @barcampbelgium zal de aankondiging doen.
Als je zelf @barcampbelgium wil gaan gebruiken om te communiceren, neem dan contact op met Anne Verberckmoes.
Alle teksten die je hier op barcamp.be terugvindt zijn cc-licence, en die mag jij uiteraard gewoon kopiëren en hergebruiken voor je eigen camp. - Maak een twikilist voor je inschrijvingen.
- Ontwerp een logo van je camp. Je kan je baseren op het originele logo van barcamp.org, of je kan deze photoshop file gebruiken als basis. Maar laat vooral je eigen inspiratie werken.
- Start met het zoeken en vinden van sponsors. Tenzij je overtuigd bent dat dit totaal geen probleem zal zijn, stel ik toch voor dat je eerst rondhoort en pas na je hoofdsponsor gevonden te hebben begint met de effectieve organisatie.
